Privacyverklaring leveranciers

Gemeente Noordwijk verwerkt persoonsgegevens van (medewerkers van) haar leveranciers. De gemeente vindt een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van essentieel belang en streeft ernaar de privacy van eenieder van wie zij persoonsgegevens verwerkt te respecteren in overeenstemming met Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere van toepassing zijnde wet- en regelgeving. In deze verklaring wordt u dan ook geïnformeerd over welke persoonsgegevens wij van u verwerken, de wijze waarop deze verwerking plaatsvindt en uw rechten. Wij verzoeken u om deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

Grondslag van de verwerking

Het verwerken van persoonsgegevens is uitsluitend toegestaan op voorwaarde dat er een rechtmatige grondslag, zoals omschreven in de AVG, van toepassing is. De gemeente verwerkt uw persoonsgegevens enkel op basis van de volgende grondslag:

Het uitvoeren van de leverings- of dienstverleningsovereenkomst evenals voor het nemen van passende stappen voorafgaand aan het aangaan van een contract.

Voor welke doeleinden verwerkt de gemeente uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend voor de volgende specifieke doeleinden verwerkt:

het opvragen van offertes met als doel een overeenkomst te sluiten;
de uitvoering en het in stand houden van de leverings- of dienstverleningsovereenkomst;
om contract- en inkooporders te beheren.

Welke persoonsgegevens worden er verwerkt?

De gemeente verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend in het kader van de uitvoering van een overeenkomst die met u is gesloten voor het leveren van producten en/of diensten. In het kader van een overeenkomst worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

voor- en achternaam;
zakelijk telefoonnummer;
zakelijk e-mailadres;
functieprofiel;
factuurgegevens (organisatie).

Deze persoonsgegevens worden gedurende de looptijd van de overeenkomst bewaard, tenzij het langer bewaren van de persoonsgegevens noodzakelijk is in overeenstemming met een wettelijke bewaarplicht. Voor financiële gegevens is dat 7 jaar.

Met wie deelt de gemeente uw persoonsgegevens?

Wij kunnen uw persoonsgegeven met derden delen ten behoeve van de overeenkomst of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Dit kunnen derde partijen zijn die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren, zoals een ICT-leverancier.
In het geval een derde uw persoonsgegevens ten behoeve van ons verwerkt, maken wij afspraken over de eisen waaraan de gegevensuitwisseling moet voldoen. Deze afspraken worden vastgelegd in contracten en zijn overeenkomstig wet- en regelgeving. Daarbij maken wij alleen gebruik van derde partijen die voldoende technische en organisatorische maatregelen hebben getroffen en zodoende voldoen aan de AVG-vereisten.

Daarnaast kan het voorkomen dat de gemeente uw persoonsgegevens moet verstrekken op last van toezichthouders of andere overheidsorganen, om haar rechten te beschermen of te verdedigen, of om illegale activiteiten, vermeende fraude, of schendingen van toepasselijke voorwaarden te onderzoeken, te voorkomen of tegen op te treden.

Wij delen uw persoonsgegevens niet met een derde land (landen buiten de Europese Economische Ruimte) of internationale organisatie.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

De gemeente bewaart uw persoonsgegeven op zorgvuldige wijze conform de daarvoor geldende wet- en regelgeving. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens. Zo hebben alleen medewerkers toegang tot uw persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun dagelijkse werkzaamheden. Onze medewerkers zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht. Voorts zijn onze systemen beveiligd volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging.

Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

het recht om uw persoonsgegevens in te zien;
het recht om uw persoonsgegevens te laten aanvullen;
het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren;
het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen;
het recht om uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet of beperkt te laten verwerken;
het recht om uw persoonsgegevens over te dragen aan u of een derde.

Let op: bovenstaande rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat wij niet in alle gevallen gehoor hoeven te geven aan een verzoek ter uitoefening van één van de hierboven genoemde rechten. Meer informatie over uw rechten en hoe u deze kunt uitoefenen, vindt u in onze algemene privacyverklaring op onze website.

Binnen 1 maand nadat wij een verzoek ter uitoefening van één uw rechten hebben ontvangen, zullen wij u hierover informeren. Daarbij geven wij aan of en hoe aan uw verzoek gevolg wordt gegeven en zo niet, waarom niet. Als het nodig is, kan de reactietermijn worden verlengd met 2 maanden. In dat geval wordt binnen 1 maand aan u kenbaar gemaakt binnen welke termijn u reactie kunt verwachten. Het uitoefenen van uw rechten is in principe kosteloos.

Vragen en klachten

Wilt u meer weten over deze privacyverklaring, uw rechten en onze verdere omgang met uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op per e-mail.

Het kan zijn dat u, ondanks onze zorgvuldige aanpak, een klacht heeft over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan. In dat geval kunt een klacht indienen via de procedure klachtbehandeling van de gemeente. Meer informatie over het indienen van klachten vindt u op onze Klachtenpagina.

Hebben wij uw klacht behandeld en bent u het niet eens met de uitkomst of hoe uw klacht is afgehandeld? Dan kunt u hierover te allen tijde een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegeven. Dat kan via de website van Autoriteit persoonsgegevens.

Functionaris voor gegevensbescherming

De gemeente Noordwijk heeft een onafhankelijke, interne toezichthouder aangesteld. Deze functionaris voor gegevensbescherming (FG) houdt toezicht op en adviseert over de bescherming van uw persoonsgegevens. De FG is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als uw vraag of klacht niet (voldoende) beantwoord is dan kunt u in contact komen met de FG per e-mail.

Wijziging van de Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 25 juli 2022. We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring eenzijdig te wijzigen, bijvoorbeeld als er een wetswijziging plaatsvindt. Daarom verzoeken we u om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u geïnformeerd blijft. Wanneer er sprake is van een wezenlijke wijziging in deze privacyverklaring, volgt daarover een duidelijke kennisgeving op onze website.