Privacyverklaring leveranciers

Gemeente Noordwijk verwerkt persoonsgegevens van contactpersonen van haar leveranciers en overige zakelijke contacten. De gemeente vindt een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van essentieel belang. En streeft ernaar de privacy van eenieder van wie zij persoonsgegevens verwerkt te respecteren in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving. In deze verklaring word je dan ook geïnformeerd over welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, de wijze waarop deze verwerking plaatsvindt en jouw rechten. Wij verzoeken je om deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

Grondslag van de verwerking

Het verwerken van persoonsgegevens is uitsluitend toegestaan op voorwaarde dat er een rechtmatige grondslag, zoals omschreven in de AVG, van toepassing is. De gemeente verwerkt jouw persoonsgegevens enkel op basis van de volgende grondslag:

• De verwerking van jouw persoonsgegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren van de leverings- of dienstverleningsovereenkomst evenals voor het nemen van passende stappen voorafgaand aan het aangaan van een contract.
• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Gemeente Noordwijk is gehouden aan diverse wet- en regelgeving.
• We kunnen jouw persoonsgegevens verwerken voor een gerechtvaardigd belang om onze diensten op een efficiënte manier te leveren, de veiligheid van onze informatie te borgen en de handhaving van juridische claims.

Voor welke doeleinden verwerkt de gemeente jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend voor de volgende specifieke doeleinden verwerkt:

• het opvragen van offertes met als doel een overeenkomst te sluiten;
• de uitvoering en het in stand houden van de leverings- of dienstverleningsovereenkomst;
• om contract- en inkooporders te beheren;
• voor de financiële afwikkeling van een afgenomen dienst of product;
• beheer van contracten en inkooporders;
• om jou toegang te verlenen tot onze gebouwen wanneer je één van onze gebouwen mag bezoeken.

Welke persoonsgegevens worden er verwerkt?

De gemeente verwerkt jouw persoonsgegevens uitsluitend in het kader van de uitvoering van een overeenkomst die met jou is gesloten voor het leveren van producten en/of diensten. In het kader van een overeenkomst worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

• voor- en achternaam;
• zakelijk telefoonnummer;
• zakelijk e-mailadres;
• functieprofiel;
• factuurgegevens (organisatie);
• interacties, zoals e-mails.

Deze persoonsgegevens worden gedurende de looptijd van de overeenkomst bewaard, tenzij het langer bewaren van de persoonsgegevens noodzakelijk is in overeenstemming met een wettelijke bewaarplicht. Voor financiële gegevens is dat 7 jaar.

Met wie deelt de gemeente jouw persoonsgegevens?

Wij kunnen jouw persoonsgegevens met derden delen ten behoeve van de overeenkomst of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Dit kunnen derde partijen zijn die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren, zoals een ICT-leverancier.
In het geval een derde jouw persoonsgegevens ten behoeve van ons verwerkt, maken wij afspraken over de eisen waaraan de gegevensuitwisseling moet voldoen. Deze afspraken worden vastgelegd in contracten en zijn overeenkomstig wet- en regelgeving. Daarbij maken wij alleen gebruik van derde partijen die voldoende technische en organisatorische maatregelen hebben getroffen en zodoende voldoen aan de AVG-vereisten. 

Daarnaast kan het voorkomen dat de gemeente jouw persoonsgegevens moet verstrekken op last van toezichthouders of andere overheidsorganen, om haar rechten te beschermen of te verdedigen, of om illegale activiteiten, vermeende fraude, of schendingen van toepasselijke voorwaarden te onderzoeken, te voorkomen of tegen op te treden.

Wij delen jouw persoonsgegevens niet met een derde land (landen buiten de Europese Economische Ruimte) of internationale organisatie.

Beveiliging van jouw persoonsgegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van jouw persoonsgegevens. Zo hebben alleen medewerkers toegang tot jouw persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun dagelijkse werkzaamheden. Onze medewerkers zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht. Voorts zijn onze systemen beveiligd volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging.

Jouw rechten 

Op grond van de AVG heb je diverse rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• het recht om jouw persoonsgegevens in te zien;
• het recht om jouw persoonsgegevens te laten aanvullen;
• het recht om jouw persoonsgegevens te laten corrigeren;
• het recht om jouw persoonsgegevens te laten verwijderen;
• het recht om jouw persoonsgegevens (tijdelijk) niet of beperkt te laten verwerken;
• het recht om jouw persoonsgegevens over te dragen aan jou of een derde.

Let op: bovenstaande rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat wij niet in alle gevallen gehoor hoeven te geven aan een verzoek ter uitoefening van één van de hierboven genoemde rechten. Meer informatie over jouw rechten en hoe je deze kunt uitoefenen, vind je in onze algemene privacyverklaring op onze website.  

Binnen 1 maand nadat wij een verzoek ter uitoefening van één jouw rechten hebben ontvangen, zullen wij jou hierover informeren. Daarbij geven wij aan of en hoe aan jouw verzoek gevolg wordt gegeven en zo niet, waarom niet. Als het nodig is, kan de reactietermijn worden verlengd met 2 maanden. In dat geval wordt binnen 1 maand aan jou kenbaar gemaakt binnen welke termijn je reactie kan verwachten. Het uitoefenen van jouw rechten is in principe kosteloos.

Vragen en klachten

Wil je meer weten over deze privacyverklaring, jouw rechten en de bescherming van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op per e-mail. 

Het kan zijn dat je, ondanks onze zorgvuldige aanpak, een klacht hebt over de wijze waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan. In dat geval kan je een klacht indienen via de procedure klachtbehandeling van de gemeente. Meer informatie over het indienen van klachten vind je op onze Klachtenpagina.

Hebben wij jouw klacht behandeld en ben je het niet eens met de uitkomst of hoe jouw klacht is afgehandeld? Dan kan je hierover altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Functionaris voor gegevensbescherming

De gemeente Noordwijk heeft een onafhankelijke, externe toezichthouder aangesteld. Deze functionaris voor gegevensbescherming (FG) houdt toezicht op en adviseert over de bescherming van jouw persoonsgegevens. De FG is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als jouw vraag of klacht niet (voldoende) beantwoord is, dan kan je in contact komen met de FG per e-mail. 

Wijziging van de privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 25 juli 2022. We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring eenzijdig te wijzigen, bijvoorbeeld als er een wetswijziging plaatsvindt. Daarom verzoeken we jou om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat je geïnformeerd blijft. Wanneer er sprake is van een wezenlijke wijziging in deze privacyverklaring, volgt daarover een duidelijke kennisgeving op onze website.