Reglement van orde op de Adviescommissie Omgevingskwaliteit Noordwijk
Besluit van de gemeentelijke adviescommissie omgevingskwaliteit Noordwijk tot vaststelling van het Reglement van orde op de Adviescommissie Omgevingskwaliteit Noordwijk.
De gemeentelijke adviescommissie omgevingskwaliteit Noordwijk;
gelet op Paragraaf 6. Werkwijze, Artikel 12. Reglement van orde, Verordening op de Gemeentelijke adviescommissie omgevingskwaliteit Noordwijk;
besluit vast te stellen het volgende reglement van orde:
Reglement van orde op de Adviescommissie Omgevingskwaliteit Noordwijk
Paragraaf 1. Algemeen
Artikel 1. Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
- commissie: gemeentelijke adviescommissie als bedoeld in artikel 17.9 van de wet, genaamd Gemeentelijke adviescommissie omgevingskwaliteit Noordwijk;
- cultureel erfgoed: als bedoeld in artikel 1.1 van de Omgevingswet: monumenten, archeologische monumenten, stads- en dorpsgezichten, cultuurlandschappen, ensembles van voornoemde en, voor zover dat voorwerp is of kan zijn van een evenwichtige toedeling van functies aan locaties in het omgevingsplan, ander cultureel erfgoed als bedoeld in artikel 1.1 van de Erfgoedwet;
- goede omgevingskwaliteit: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1.3 van de wet;
- verordening: verordening op de gemeentelijke adviescommissie omgevingskwaliteit Noordwijk;
- wet: de Omgevingswet;
- advies: het advies conform de taken en werkzaamheden uit de verordening artikel 2 dat met het oog op het bereiken en in stand houden van een goede omgevingskwaliteit gegeven wordt;
- college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noordwijk, al dan niet vertegenwoordigd door haar ambtelijke medewerkers;
- raad: de gemeenteraad van de gemeente Noordwijk;
- reglement: dit reglement van orde op de gemeentelijke adviescommissie omgevingskwaliteit Noordwijk;
- voorzitter: de uit het midden van de leden voorgedragen (ad-hoc) leider van de vergadering.
Artikel 2. Bepalingen
1. Als de gemeentelijke adviescommissie omgevingskwaliteit advies uitbrengt als bedoeld in dit reglement, dan fungeert de commissie als gemeentelijke adviescommissie uit de wet.
2. Voor zover in dit reglement geen uitspraak wordt gedaan over de werkwijze van de commissie, is de verordening leidend.
Paragraaf 2. Werkwijze
Artikel 3. Werkwijze bij de advisering zoals genoemd in artikel 2 van de verordening
1. De commissie regelt haar wijze van werken, zulks met inachtneming van de bepalingen genoemd in de verordening en in het reglement.
2. De commissie komt in principe iedere week bijeen om adviesverzoeken van de gemeente te behandelen in een besluitvormende vergadering. Onderwerpen die een erfgoedcomponent bevatten worden in principe om de week behandeld in de besluitvormende vergadering.
3. Uitgangspunt bij behandeling van een onderwerp is dat niet meer dan de minimaal vereiste deskundige leden beraadslagen en besluiten over een onderwerp, de bepalingen in artikel 8 van de verordening en artikel 7 van dit reglement in acht genomen.
4. De commissie kan zich naar eigen inzicht laten bijstaan door ambtenaren of extra adviseurs. Dit betreft o.a. disciplines als stedenbouw, cultuur-, architectuur- en bouwhistorie, landschapsarchitectuur, beeldende kunst, roerend erfgoed en duurzaamheid. Bij behoefte raadpleegt de commissie burgeradviseurs bij erfgoedonderwerpen.
5. Afhankelijk van het initiatief of de aanvraag die moet worden beoordeeld, nemen de ambtenaren of extra adviseurs deel aan de vergadering. Hun deskundigheid wordt gehoord en gewaardeerd maar zij hebben geen stemrecht.
6. De gemeente kan vooraf aangeven welke leden en/of adviseurs zij in ieder geval bij de advisering aanwezig wil laten zijn. Dit maakt zij bij haar verzoek bekend.
Artikel 4. Werkwijze bij het op verzoek van het college voeren van vooroverleg met planindieners bij een initiatief of een in te dienen aanvraag omgevingsvergunning
1. De commissie voert, onder regie van de gemeente en op verzoek van een initiatiefnemer, de gemeente of de commissie, noodzakelijk geacht vooroverleg met betrokkenen bij de voorbereiding van een initiatief of een aanvraag omgevingsvergunning.
2. Indien gewenst kan de commissie zich ook bij vooroverleg laten bijstaan door ambtenaren of (een) extra adviseur(s) op dezelfde wijze als in artikel 3 is verwoord.
3. Vooroverleg kan door de commissie worden opgedragen aan een of meerdere van haar leden, of een subcommissie. In het kader van vooroverleg en op verzoek kan een lid of een adviseur namens de commissie deelnemen aan een kwaliteitsteam of een omgevingstafel. Bespreking in het kader van vooroverleg wordt door hen teruggekoppeld met de commissie.
4. Afspraken gemaakt in vooroverleg worden in de regel overgenomen door de commissie tenzij dermate afwijkend van het geldende beleid en/ of het behouden of bereiken van een goede omgevingskwaliteit.
5. Van vooroverleg wordt een beknopt verslag met eventueel gemaakte afspraken gemaakt als leidraad voor vervolgoverleg en advisering.
6. Openbaarheid geldt niet voor informeel vooroverleg over een principeaanvraag, tenzij zowel initiatiefnemer/aanvrager, het college en de commissie geen bezwaar hebben tegen een openbare behandeling.
7. Vooroverlegverzoeken die niet plaatsvinden binnen een kwaliteitsteam of een omgevingstafel, worden in de regel behandeld op hetzelfde tijdstip als de besluitvormende vergadering zoals benoemd in artikel 3 van dit reglement.
Artikel 5. Beleidsgerichte, opgavegerichte of ontwerpgerichte advisering
1. De commissie adviseert informeel in het kader van beleidsgerichte, opgavegerichte of ontwerpgerichte advisering in samenspraak met de binnen de gemeente op het vakgebied deskundige ambtenaren.
2. Indien de commissie informeel adviseert in het kader van beleidsgerichte, opgavegerichte of ontwerpgerichte advisering met een erfgoedcomponent, raadpleegt ze ook de daartoe door het college aangewezen burgeradviseurs.
3. Openbaarheid geldt niet voor de beleidsgerichte, opgavegerichte of ontwerpgerichte advisering, tenzij zowel initiatiefnemer/aanvrager, het college en de commissie geen bezwaar hebben tegen een openbare behandeling.
4. Advisering in het kader van beleidsgerichte, opgavegerichte of ontwerpgerichte advisering vindt in de regel plaats op hetzelfde tijdstip als de besluitvormende vergadering zoals benoemd in artikel 3 van dit reglement, tenzij hiervoor een aparte vergadercyclus wordt belegd.
Artikel 6. Wijze waarop de agenda openbaar wordt gemaakt en belanghebbenden worden uitgenodigd
1. De vergaderingen waarin een of meer adviezen over aanvragen om omgevingsvergunning door de commissie worden vastgesteld, dan wel als in navolging van artikel 4.6 en 5.3 hiertoe wordt overgegaan, zijn openbaar.
2. Via de website van de gemeente worden het tijdstip en de plaats van de openbare vergadering, de behandeling onder verantwoordelijkheid en eventueel het vooroverleg openbaar gemaakt. Indien het een digitale vergadering betreft wordt het tijdstip en het programma (bijvoorbeeld Teams, Zoom) openbaar gemaakt.
3. De agenda van de vergadering is digitaal op het gemeentehuis in te zien.
4. Zowel initiatiefnemers, ontwerpers en belanghebbenden worden in de gelegenheid gesteld om de behandeling van een initiatief of aanvraag bij te wonen. Wanneer zij bij de behandeling aanwezig willen zijn kunnen ze dit aangeven bij de aanvraag of rechtstreeks bij de behandelende afdeling van de gemeente. De gemeente zorgt actief voor een uitnodiging. Indien het een digitale vergadering betreft zorgt de gemeente voor een link naar de vergadering.
Artikel 7. Het vereiste quorum voor een besluitvormende vergadering, de vergaderorde en orde van de beraadslaging
1. In aanvulling van artikel 3.3 van dit reglement, dient om tot een advies te komen minimaal één lid en een op het relevante vakgebied deskundig lid indien nadere deskundigheid benodigd is, bij het betreffende vergaderpunt aanwezig te zijn.
2. In aanvulling op artikel 8.3 van de verordening en artikel 3.3 van dit reglement, dienen om tot een advies te komen minimaal twee op het gebied van erfgoed deskundige leden aanwezig te zijn bij een verzoek zoals bedoeld in artikel 2, tweede lid, onder a, onderdelen 1 ̊ en 2 ̊ en onder b van de verordening, en minimaal één op het gebied van erfgoed deskundig lid bij een verzoek zoals bedoeld in artikel 2, tweede lid, onder b van de verordening.
3. De voorzitter of zijn plaatsvervanger opent de besluitvormende vergadering op het vastgestelde tijdstip als het voor het quorum vereiste aantal leden aanwezig is.
4. De voorzitter bepaalt de vergaderorde en de orde van de beraadslaging.
5. De aanvrager van de omgevingsvergunning of zijn gemachtigde hebben spreekrecht en de mogelijkheid tot toelichting van de aanvraag ten overstaan van de commissie.
6. Belangstellenden hebben geen spreekrecht maar de voorzitter of het aangewezen lid of de aangewezen leden of de subcommissie kunnen hen wel gelegenheid geven tot een korte toelichting. De voorzitter of het aangewezen lid of de aangewezen leden of de subcommissie stellen, afhankelijk van de agenda, vooraf de maximale spreektijd van eenieder vast. Tijdens de beraadslagingen is er geen spreekrecht.
7. Tijdens de beraadslaging worden in ieder geval de burgeradviseurs en de op het vakgebied deskundige adviseurs van de gemeente, daar waar zij dat nodig achten, betrokken.
8. De voorzitter vat, na de planbehandeling, de uitkomst van het overleg of de besluitvorming samen en geeft een eindconclusie, besluit of een aanbeveling.
9. Alleen indien de voorzitter dit nodig acht op basis van de inbreng van de afzonderlijke leden kan hij/zij besluiten over te gaan tot een hoofdelijke stemming. Bij gelijke stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.
10. Commissieleden, hun eventuele plaatsvervangers of extra adviseurs nemen niet deel aan de beraadslaging en de vaststelling van een advies waarbij zij direct of zijdelings betrokken zijn of zijn geweest uit andere hoofde dan het commissielidmaatschap of adviesfunctie aan de commissie. Zij zijn tijdens de behandeling van en de besluitvorming over het advies niet in de vergadering aanwezig.
Artikel 8. Notulering, dossiervorming en openbaarheid adviezen
1. Van de vergadering en/ of de afzonderlijke behandelingen wordt een beknopt verslag/ actielijst aan de agenda toegevoegd zodat eventueel gemaakte afspraken en aanbevelingen duidelijk zijn.
2. Wanneer de commissie een advies uitbrengt is dat helder en beargumenteerd. Adviezen worden gemotiveerd onder andere met een verwijzing naar het van toepassing zijnde gemeentelijke beleid.
3. De adviezen worden waar mogelijk opgemaakt in de daarvoor door Dorp, Stad en Land ingerichte adviezenbank en beschikbaar gesteld aan de gemeente.
4. De gemeente maakt de adviezen van de onderwerpen waarvoor openbaarheid geldt openbaar via de gemeentelijke website of een ander daarvoor geschikt medium.
5. De gemeente regelt zelf de dossiervorming, zulks met inachtneming van de daarvoor geldende wettelijke bepalingen.
Artikel 9. Afdoening onder verantwoordelijkheid van de commissie door lid, leden of subcommissie
1. Indien de commissie een subcommissie instelt zoals bedoeld in artikel 9 van de verordening, wordt hiertoe een besluit genomen in de besluitvormende vergadering. De subcommissie wordt binnen dit artikel genoemd en dit reglement wordt als dan aangepast.
2. Over enkelvoudige aanvragen over het uiterlijk van bouwwerken die voldoen aan een nota omtrent het uiterlijk van bouwwerken en of een beeldkwaliteitsplan kan door een deskundige uit de commissie enkelvoudig geadviseerd worden.
3. Het verantwoordelijke lid of de leden, de subcommissie of subcommissies regelen hun wijze van werken, zulks met inachtneming van de bepalingen genoemd in de verordening en in het reglement. De commissie blijft eindverantwoordelijk.
Artikel 10. Secretariaat
Het secretariaat van de commissie stelt een draaiboek vast waarin haar werkproces is opgenomen.
Paragraaf 3. Aanwijzen voorzitter, selectie en voordracht
Artikel 11. Aanwijzen voorzitter
1. Ieder lid van de commissie is bevoegd de vergadering voor te zitten. De commissie wijst deze indien nodig voor een bepaalde periode aan.
2. De vergadering wordt in beginsel voorgezeten door een door Dorp, Stad en Land voorgedragen lid.
Artikel 12. Selectie en voordracht van leden en burgeradviseurs
1. Dorp, Stad en Land wordt gevraagd om een selectie en voordracht van kandidaat-leden. De door Dorp, Stad en Land voorgedragen leden en hun plaatsvervangers maken deel uit van het register van adviseurs van Dorp, Stad en Land.
2. Het college draagt zelf zorg voor selectie en voordracht voor een of meerdere leden met erfgoeddeskundigheid en hun plaatsvervangers en voor selectie en voordracht van de burgeradviseurs.
3. Ten behoeve van de burgeradviseurs draagt het college er zorg voor dat de kernen voldoende representatief worden vertegenwoordigd.
Paragraaf 4. Inwerkingtreding en citeertitel
Artikel 13. Inwerkingtreding en citeertitel
1. Dit reglement van orde treedt in werking na vaststelling in de adviescommissie omgevingskwaliteit Noordwijk.
2. Dit reglement van orde wordt aangehaald als: Reglement van orde op de Adviescommissie Omgevingskwaliteit Noordwijk.
Aldus vastgesteld in de commissievergadering van 7 februari 2024.
Namens de Adviescommissie Omgevingskwaliteit,
ir. J.H.A. (Johan) Roelofs